NIF para empresa extranjera en España: qué es y cómo solicitarlo

El Número de Identificación Fiscal o NIF es el código que utiliza la Administración Tributaria española para identificar a las personas jurídicas y demás entidades que realizan operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria en España.

La normativa española establece que las entidades no residentes o no establecidas también deben disponer de un NIF cuando realicen este tipo de operaciones.

Por tanto, obtener un NIF de empresa no residente no significa necesariamente crear una sociedad española. Una sociedad francesa, estadounidense, británica o de cualquier otro país puede conservar su personalidad jurídica extranjera y solicitar un NIF español para determinadas operaciones.

También conviene distinguir varios conceptos:

• NIF: Número de identificación fiscal aplicable tanto a personas físicas como jurídicas.
• CIF: Antigua denominación utilizada para identificar fiscalmente a las personas jurídicas. Actualmente se utiliza el término NIF.
• NIE: Número de identidad de extranjero correspondiente a determinadas personas físicas.
• NIF de no residente: Expresión utilizada habitualmente para referirse al NIF español asignado a una entidad o persona no residente.

El NIF permite identificar a la empresa ante la Agencia Tributaria, presentar declaraciones tributarias cuando proceda, realizar inversiones y efectuar otras operaciones económicas en España.

NIF letra N

El NIF letra N identifica a las personas jurídicas y entidades que carecen de nacionalidad española. Es el supuesto habitual de una empresa extranjera no residente que opera en España sin establecimiento permanente.

Por ejemplo, una sociedad alemana que adquiere participaciones de una empresa española y necesita identificarse ante la Administración tributaria puede obtener un NIF que comience por N.

NIF letra W

El NIF letra W identifica específicamente los establecimientos permanentes de entidades no residentes en España. Por ejemplo, cuando una sociedad extranjera opera en España mediante una sucursal que constituye un establecimiento permanente, ese establecimiento debe disponer de su propio NIF.

Por tanto, la letra no se asigna en función del país de procedencia.

• Empresa extranjera sin establecimiento permanente: normalmente N.
• Establecimiento permanente de entidad extranjera: W.
• Sucursal que constituye establecimiento permanente: normalmente W.
• La empresa extranjera puede disponer de un NIF N y, además, sus establecimientos permanentes españoles de NIF propios con letra W.

El NIF de empresa extranjera será necesario cuando la entidad tenga que identificarse fiscalmente en España por realizar operaciones con trascendencia tributaria. Entre los casos más habituales encontramos:

• Adquirir participaciones o acciones de una sociedad española.
• Constituir una sociedad en España como socio extranjero.
• Comprar determinados bienes o inmuebles.
• Realizar actividades económicas sujetas a obligaciones fiscales españolas.
• Darse de alta a efectos de IVA cuando resulte procedente.
• Realizar determinadas operaciones intracomunitarias.
• Abrir una cuenta bancaria cuando la entidad financiera exija identificación fiscal española.
• Participar en licitaciones o contratar con determinadas administraciones o empresas.
• Contratar trabajadores en España y asumir obligaciones tributarias o de retención.
• Operar mediante determinadas plataformas o marketplaces.
• Constituir una sucursal en España.
• Realizar otras inversiones u operaciones sometidas a obligaciones fiscales españolas.

Es importante diferenciar entre tener un NIF español y tener un establecimiento permanente. La mera obtención de un NIF no transforma a la empresa extranjera en residente fiscal en España ni supone automáticamente que exista establecimiento permanente.

La documentación concreta dependerá de la estructura jurídica y del país de origen, pero para tramitar un NIF de empresa no residente normalmente será necesario acreditar cuatro elementos principales.

1. Existencia de la entidad extranjera

Debe aportarse documentación suficiente para demostrar que la empresa existe válidamente conforme a la legislación de su país. Normalmente se utiliza:

• Escritura o documento de constitución.
• Estatutos sociales.
• Certificado expedido por el Registro Mercantil o registro equivalente del país de origen.

2. Identidad de quien representa a la empresa

Debe identificarse a la persona que firma el Modelo 036 o actúa ante la Administración. Dependiendo del caso puede aportarse DNI, NIE, pasaporte o NIF español asignado por la AEAT a una persona extranjera sin NIE.

Cuando el representante extranjero no dispone de DNI o NIE y necesita identificarse fiscalmente en España, puede solicitar previamente un NIF mediante el Modelo 030.

3. Poder de representación

Si quien solicita el NIF no figura directamente como representante legal de la sociedad en su documentación corporativa, habrá que acreditar sus facultades mediante un poder notarial o poder de representación suficiente. El poder debe permitir actuar ante la Agencia Tributaria y realizar los trámites necesarios para obtener el NIF. Una redacción insuficiente del poder es una de las causas habituales de requerimiento.

4. Titular real

El Modelo 036 contiene un apartado específico de identificación de los titulares reales. Con carácter general, se considera titular real a la persona física que posee o controla, directa o indirectamente, más del 25 % del capital o de los derechos de voto, o que ejerce el control por otros medios. Si no puede identificarse ninguna persona conforme a estos criterios, se aplican las reglas subsidiarias previstas legalmente.

Apostilla, legalización y traducción

La documentación extranjera debe cumplir los requisitos necesarios para producir efectos en España. Según el país de procedencia puede ser necesaria la Apostilla de La Haya, la legalización diplomática y/o la traducción jurada al castellano o a otra lengua oficial española.

Por ello, antes de iniciar el expediente conviene revisar conjuntamente certificados, poderes, apostillas y traducciones.

En Afixcal podemos ayudarte mediante nuestros servicios de asesoría fiscal a preparar y tramitar correctamente este tipo de expedientes.

Paso 1. Preparar la documentación

El primer paso es obtener un certificado actualizado del registro extranjero, estatutos, documentación del representante y, cuando proceda, el correspondiente poder. También debe comprobarse si los documentos necesitan apostilla, legalización o traducción.

Paso 2. Identificar al representante

La empresa debe determinar quién actuará ante la AEAT. Si la persona física que representa a la entidad extranjera carece de NIF español, puede ser necesario obtenerlo previamente mediante el Modelo 030.

Paso 3. Cumplimentar el Modelo 036

La solicitud del NIF de la entidad se realiza mediante el Modelo 036. En él deben incorporarse, entre otros datos, la identificación de la empresa, domicilio, forma jurídica, residencia fiscal, representantes, actividad cuando corresponda, obligaciones tributarias y titulares reales.

Paso 4. Presentar la solicitud

Dependiendo del supuesto y de los medios de identificación disponibles, el expediente puede tramitarse a través de las vías habilitadas por la Agencia Tributaria, incluida la presentación telemática cuando se dispone de los medios de identificación necesarios. En determinados casos también pueden intervenir las oficinas consulares españolas para la obtención previa del NIF de determinadas personas físicas extranjeras.

Paso 5. Atender posibles requerimientos

La AEAT puede solicitar documentación adicional si considera que no ha quedado suficientemente acreditada la existencia de la empresa, su inscripción registral, la vigencia del certificado, la representación, la identidad del firmante, la titularidad real o la autenticidad o traducción de documentos. Responder correctamente al requerimiento resulta fundamental para evitar el archivo o retraso del expediente.

Paso 6. NIF provisional y NIF definitivo

La Agencia Tributaria puede asignar inicialmente un NIF provisional cuando todavía falta determinada documentación necesaria para acreditar definitivamente la constitución o inscripción de la entidad. Cuando se aporta posteriormente la documentación pendiente se solicita el NIF definitivo mediante una nueva declaración censal de modificación. Por ello, recibir un NIF provisional no significa que el procedimiento haya terminado definitivamente.

No todas las empresas extranjeras están obligadas a nombrar un representante fiscal residente en España.

En el ámbito del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, las entidades residentes en otro Estado de la Unión Europea o en determinados Estados del Espacio Económico Europeo con asistencia mutua no tienen, con carácter general, obligación específica de nombrar representante residente en España.

Para contribuyentes de terceros países, la obligación de nombrar representante existe en determinados supuestos previstos por la normativa del IRNR, entre ellos cuando se opera mediante establecimiento permanente, cuando se desarrollan determinadas actividades económicas en España o cuando así lo requiere la Administración tributaria.

Además, deben examinarse separadamente las obligaciones derivadas del IVA. Por eso no debe confundirse la persona que simplemente presenta la solicitud del NIF mediante un poder con la figura del representante fiscal obligatorio prevista por la normativa tributaria.

No existe un plazo práctico único para todos los expedientes. Una solicitud sencilla, correctamente documentada y sin requerimientos puede resolverse con relativa rapidez. Sin embargo, los plazos pueden alargarse cuando existen documentos extranjeros complejos, falta alguna apostilla, el poder resulta insuficiente o la AEAT solicita aclaraciones adicionales.

Además de los posibles honorarios de asesoramiento, deben valorarse los siguientes costes:

• Certificados emitidos por registros extranjeros.
• Apostilla de La Haya o legalización.
• Traducción jurada.
• Poderes notariales.
• Copias notariales.
• Certificado digital.
• Gestiones administrativas necesarias en España.

En la práctica, el coste depende especialmente del país de origen y de la documentación societaria disponible.

1. Presentar certificados extranjeros sin apostilla o legalización cuando resulta necesaria.
2. Aportar documentación sin traducción válida.
3. Utilizar certificados registrales antiguos o cuya vigencia no pueda comprobarse.
4. Otorgar un poder que no incluye facultades suficientes ante la AEAT.
5. No identificar correctamente al firmante del Modelo 036.
6. Presentar el Modelo 036 con datos distintos de los certificados extranjeros.
7. Informar incorrectamente del domicilio fiscal.
8. No facilitar adecuadamente los datos de los titulares reales.
9. Confundir un NIF de letra N con un establecimiento permanente.
10. Obtener un NIF provisional y no completar posteriormente el expediente.

Para evitar estos problemas es recomendable revisar antes de presentar la solicitud que los nombres, domicilios, cargos y poderes coincidan exactamente en toda la documentación.

La obtención del NIF para empresa extranjera es un procedimiento especialmente documental. Una apostilla incorrecta, un poder insuficiente o una identificación inadecuada del representante puede provocar requerimientos y retrasar considerablemente el expediente.

En Afixcal podemos revisar la documentación extranjera, preparar el Modelo 036, analizar si corresponde un NIF letra N o NIF letra W y gestionar la solicitud ante la Agencia Tributaria.

Si tu empresa necesita operar o invertir en España, puedes contar con nuestro equipo de asesoría fiscal para estudiar el caso y preparar la tramitación.