Gastos no deducibles en el Impuesto sobre Sociedades: cuáles son y cómo se tratan

Los gastos no deducibles son importes que la empresa reconoce como gasto en su contabilidad, pero que la normativa tributaria no permite restar al calcular el Impuesto sobre Sociedades. La distinción es importante: el resultado contable se obtiene aplicando las normas contables; la base imponible parte de ese resultado y se corrige conforme a la Ley 27/2014.

Por ejemplo, una sanción administrativa puede registrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias porque supone un coste real. Sin embargo, fiscalmente no reduce el beneficio sujeto a gravamen. Para corregirlo se practica un ajuste extracontable positivo en la declaración.

Como regla general, los gastos deducibles deben estar vinculados con la actividad o los ingresos de la empresa, contabilizados correctamente, justificados mediante documentación suficiente e imputados al período que corresponda. Además, no pueden estar expresamente excluidos ni superar los límites que establece la normativa.

Disponer de una factura es importante, pero no convierte automáticamente un desembolso en deducible. Si la compra es ajena al negocio o no puede acreditarse su realidad, Hacienda puede cuestionarla. También conviene conservar contratos, justificantes de pago y cualquier otra prueba de la operación.

El artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades recoge los principales supuestos de exclusión. Estos son los gastos no deducibles que más interesa identificar al preparar el cierre fiscal:

No toda partida que parece una liberalidad lo es. El propio artículo 15.e) exceptúa, entre otros, determinados gastos por relaciones públicas con clientes y proveedores, los realizados conforme a los usos y costumbres con el personal y los dirigidos a promocionar ventas, siempre que cumplan los requisitos aplicables.

Hay gastos deducibles que no están prohibidos, pero solo pueden restarse dentro de ciertos topes. Confundirlos con los gastos no deducibles en sentido estricto puede llevar a ajustes incorrectos.

Las atenciones a clientes y proveedores tienen un límite fiscal conjunto del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período, siempre que sean auténticos gastos comerciales y estén acreditados. Los gastos financieros netos, por su parte, se someten con carácter general al límite del 30 % del beneficio operativo, con la deducibilidad mínima de un millón de euros y las particularidades legales correspondientes (artículo 16 LIS).

En las indemnizaciones por extinción laboral o mercantil, el artículo 15.i) excluye la parte que supere el mayor de los límites establecidos. Por tanto, no debe afirmarse que cualquier indemnización elevada es íntegramente no deducible: hay que calcular el límite aplicable en cada caso.

Retribución de administradores. No es automáticamente una liberalidad ni un gasto no deducible por el mero hecho de que exista una controversia societaria sobre su aprobación. Deben examinarse la realidad de los servicios, su contabilización, su justificación y las circunstancias del caso, además de la normativa societaria y la jurisprudencia aplicable.

Intereses de demora tributarios. Como regla general, pueden tener la consideración de gastos deducibles, sujetos a las reglas fiscales correspondientes; no deben confundirse con las multas y sanciones o los recargos que la ley excluye expresamente.

Recargos por declaraciones fuera de plazo. El recargo por presentación extemporánea sin requerimiento previo no es deducible. La misma exclusión afecta a los recargos del período ejecutivo. Conviene distinguir estas partidas de los intereses de demora.

Regalos y comidas con clientes. Pueden ser gastos deducibles si responden a una finalidad comercial real, se justifican y cumplen los límites legales. No basta con indicar “comida de empresa” en el concepto de una factura: interesa poder identificar su relación con la actividad.

Los gastos no deducibles se contabilizan atendiendo a su naturaleza, igual que los demás gastos. La contabilidad no debe alterarse para que coincida artificialmente con el criterio fiscal. La corrección se realiza después, en el Modelo 200, mediante un ajuste extracontable al resultado contable.

Ejemplo: una sociedad obtiene un resultado contable antes del impuesto de 80.000 euros y ha contabilizado una multa de 2.000 euros. Si no existen otros ajustes, tendrá que sumar esos 2.000 euros, de modo que la base imponible previa a otras reducciones o compensaciones será de 82.000 euros. La multa permanece en contabilidad, pero no reduce la tributación.

Las diferencias permanentes son las que no se revertirán en ejercicios futuros: una sanción es el ejemplo habitual. Las diferencias temporarias, en cambio, nacen porque la contabilidad y la fiscalidad reconocen una partida en momentos distintos; pueden revertirse posteriormente y, en su caso, originar impuestos diferidos. No toda limitación fiscal genera necesariamente una diferencia permanente.

Si la empresa incluye indebidamente un gasto, la Agencia Tributaria puede regularizar la declaración, exigir la cuota dejada de ingresar y los intereses que procedan. También podría imponer una sanción cuando concurran los requisitos legales; no es una consecuencia automática de cualquier error.

Por ello, es aconsejable revisar los gastos no deducibles antes de presentar el impuesto, especialmente las operaciones vinculadas, los gastos de representación y las partidas extraordinarias. En Afixcal podemos ayudarte a revisar estas cuestiones a través de nuestro servicio de asesoría fiscal para empresas en Madrid.